BASES DE DATOS
Hasta ahora sólo hemos hablado de Excel como una hoja de cálculo, pero, gracias a su capacidad para manejar un volumen importante de informaciones de distinto signo, también se puede utilizar como una base de datos. La gran diferencia con Access -la aplicación específica de bases de datos de Office- es que Excel fundamentalmente ordena sus datos, mientras que Access permite trabajar con bases de datos relacionales.
LISTAS O TABLAS
Para que Excel pueda funcionar como una base de datos, es necesario organizar toda la información de una manera muy concreta; los datos han de estar obligatoriamente organizados en filas y columnas con su nombre respectivo en la parte superior (encabezamientos), formando listas o tablas de información que Excel puede ordenar aplicando distintos criterios.
Una lista tiene que tener al menos un dato debajo de cada encabezamiento que se llama registro. Todos los nombres que se pongan a cada uno de los campos han de ser diferentes -de no ser así, no se podrían utilizar los filtros de datos que maneja el programa- y no se puede dejar vacía ninguna ninguna fila de las que hay debajo de los nombres de campo (encabezamiento).
Por ejemplo, si se quiere crear una agenda de direcciones y teléfonos, los nombres de los campos, los encabezamientos, serían los siguientes: NOMBRE, APELLIDO1, APELLIDO2, DIRECCIÓN, CÓDIGO POSTAL, CIUDAD, TELÉFONO y MÓVIL. Si se empieza a escribir en una hoja nueva de Excel, la primera casilla, la correspondiente a NOMBRE, sería la A1. Y así sucesivamente, hasta la casilla H1, en la que pondría MÓVIL. Ahora hay que ir introduciendo los datos respectivos.
DATOS DE UNA LISTA
Se pueden seleccionar las celdillas que se van a rellenar e ir introduciendo los datos correspondientes a cada apartado (recuerde que con la tecla de tabular -la doble flecha a la izquierda de la tecla Q- se desplazará de una celdilla a la siguiente seleccionada). Éste sería el método tradicional, pero puede inducir a cometer errores con cierta facilidad. Excel tiene otro sistema mucho más seguro y puede que más cómodo. Seleccione primero todos los encabezamientos y, en el menú Datos, active Formulario... Se le abrirá una nueva ventana en la que podrá ir rellenando de forma diferenciada cada uno de los apartados, creando tantos registros como desee y rellenándose automáticamente en las celdillas correspondientes. (Si se introducen números que empiezan por cero "0", caso típico de algunos códigos postales, hay que poner un apóstrofe antes; de lo contrario, el cero no se mostrará en la celda).
ORDENAR
Una vez todos los datos están introducidos, Excel puede ordenarlos según sus necesidades. La ordenación puede ser de forma ascendente o descendente, y siguiendo un orden alfabético o numérico.
Seleccione la primera celdilla, la correspondiente al NOMBRE. Vaya al menú Datos y escoja la opción Ordenar... Se abrirá una nueva ventana con tres apartados de ordenación consecutivos. En cada uno de ellos podrá escoger cuál es el criterio que debe utilizar y si el orden resultante será ascendente o descendente. Puede utilizar uno, dos o los tres criterios y, en el ejemplo, deberá dejar marcada la casilla de encabezamiento que aparece abajo, ya que en caso contrario la considerará como un registro más y la incluirá a la hora de ordenarlas. En nuestro ejemplo, lo lógico sería utilizar el APELLIDO1 como primer criterio, el APELLIDO2 como segundo y el NOMBRE como tercero. El orden sería ascendente para que quedaran ordenados alfabéticamente. Haga varias pruebas con distintos criterios y verá cómo cambian los resultados.
BÚSQUEDAS
La misma ventana del Formulario... se puede utilizar para buscar registros y editarlos. Una vez abierta, se hace clic en el botón Criterios. Esto hará que cambien los botones y que queden en blanco todos los campos que aparecen en la ficha. Sólo hay que introducir uno o varios criterios de búsqueda y desplazarse con los botones Buscar siguiente y/o Buscar anterior para deplazarse entre todos los registros que cumplen las condiciones.
FILTRO
Aplicar un filtro (menú Datos, Filtro, ...) permite seleccionar directamente los registros que interesen en la hoja, ocultando el resto. Seleccionando Autofiltro aparecerá una lista deplegable en la columna seleccionada para realizar las selecciones, o también, personalizarla en una nueva ventana. La opción Filtro avanzado selecciona los registros aplicando los distintos criterios que ha ido utilizando.
* Este artículo apareció en la edición impresa del Jueves, 27 de mayo de 2004